久しぶりの仕事場
今年は日本にいた時間が長かった為だろう、久しぶりに息抜きができフィラデルフィアに帰ってくるのがとても新鮮に感じられた。
新しい年というよりは、今までの仕事場に長い休暇後すっきりと帰って来れたという感じである。これを機会にスタジオの上にあるリビングルーム兼オフィスの環境を少し整理して変えてみようと試みをする。課題などは山ほどありきりがないのだが、今年のキーワードはorganizeとfocus。整理整頓をして集中するのに役立てようという訳である。
まずはコンピュータ周りから始める。さすがにこの前でさすがに毎日のほとんどの時間を過ごすため、とても大事な環境である。かなり前からノートブックにモニターを一つ繋げデュアルモニターにしてスクリーンスペースを広げていた。こんな環境に一度慣れてしまうと元戻りはできなく、正直言って日本にいる時にノートブックだけで生活する事がなかなか大変である。
ただこの方法だといろんなアプリケーションを一度に開いている時スクリーンの面積が足りなくなる事は解消されていたが、今度は一度に沢山の情報が入りすぎてきて集中できないという事に気付いた。常に開いているウィンドーは、メール、カレンダー、ブラウザー、そして作業しているソフトで最低4つある。前々からノートブックを使いモニターを3つ繋げることができないかと考えていたが、どうしてもデスクトップに移行するしかなさそうだとあきらめていた。
そこで見つけたのが、USBのポートを使いもう一つモニターを繋げる事ができるアダプターである。おかげで現在ノートブックに22インチのモニターを２つ繋げている。
現在行っている作業を目の前のモニターに持ってくる。そして他のメールやブラウザーを左右端のモニターに移動してみる。こんな単純な違いだけでも一番目に入ってくるウィンドーをコントロールする事ができ今やってる作業に集中できる。そして左右にあるメールやブラウザーの作業になると「首を右左に向ける」必要が出てきて、一つの区切りができる。実際に経験してみないと分かってもらえないが、なかなか効果的で左右のスクリーンは視界の端にしか写らず気が取られず、結果として情報に溺れているという感覚が無くなる。
去年の秋位からiPodなども使い始めた為どうしても机の上にいろいろなケーブルが絡まってくる。そこで今までテンキーがないという理由で使ってこなかったwirelessのキーボードを持ち出す。表計算には欠かせないテンキーもwirelessのものを調達してき、これでコンピューターの周りがすっきりしてくる。
後はコンピューター上の情報の整理という事で、いろいろなソフトを試している。コンピューターを使い作業をしているといろんな形で情報が入ってき、どうしても整理するという事がとても困難になってくる。その一方色々ソリューションが考えだされビジネスチャンスにもなっているようだ。
先月からうちのオフィスで試験的に使っているのはHighriseというCustomer Relation Managementのサービスである。スタジオではいろいろな形で生徒や先生達から連絡が入って来て、オフィスのアシスタントやボランティアの人などがいろいろな形で受ける。このやり取りを集中させる事によってコミュニケーションの効率を上げると同時に個人的にカスタマイズする必要があると前々から考えていた。調べた結果比較的簡単そうでかつ有効そうなものがこのHighriseであった。
基本的にはアドレスブックなのだが、それ以上にメールや会話などのメモを全てここに集中する事によって誰が見ても前回話した内容が把握できるように整理してくれる。ある生徒からの電話での会話を1ヶ月後まで覚えておくのは大変難しいが、その人のコンタクトを見ると今までの全てのメールでのやり取りが整理されている。自分で整理する必要などもなく、返信する際にbccの欄などに決められたメールアドレスに送るだけで後は全てやってくれる。
いちいちbccにアドレスを付け加えるのはおっくうと思い検索してみると、AppleのMailで特定のアドレスに自動的にbccすることもできる。ちょっとターミナルのコマンドをいじるだけでこの機能を付け加えることができた。これで使っているユーザーの作業は全くと言っていいほどない。今後スタジオが成長していく過程で、このようなソフトはなくてはならない物になっていくだろう。
そして最近使い始めたEvernoteというデジタル情報整理のソフトもある。デスクトップ上でもブラウザーでも必要なデジタル情報を全て放り込むことができ、その後タグなどで整理していく。iPod用のappもあり、整理した情報をてのうちに収める事もできる。今の時代の様にいろんな形のデジタルファイルを普段から使うとアプリケーションやファイルの形を超えて総括的に整理するという事が問題になっていく。もちろんそれをOS上でできる様になればいいのだが、まだそこまで柔軟度がない様な気がする。
こんな見近な整理整頓から2010年が始まる。
